Uw gegevens, zorgvuldig behandeld

1. Wie is verantwoordelijk?

Twin Match Detachering B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor haar recruitment- en detacheringsactiviteiten in TwinMatch Connect. Deze verklaring gaat over die applicatie en de bijbehorende communicatie.

2. Welke gegevens gebruiken we en waarom?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van uw contact met ons. We ontvangen gegevens rechtstreeks van u, bijvoorbeeld via een cv, formulier, gesprek, e-mail of WhatsApp. We kunnen ook gegevens ontvangen van een opdrachtgever of een gemachtigde contactpersoon. Zakelijke contactgegevens kunnen afkomstig zijn uit openbare bedrijfswebsites of een aangeleverde zakelijke adressenlijst.

• Kandidaten en bemiddeling: naam, contactgegevens, woonplaats, beschikbaarheid, cv, werkervaring, opleiding, vaardigheden, talen en rijbewijs. Hiermee onderhouden we contact, plannen we gesprekken en beoordelen we passende functies. Een foto verwerken we als die wordt aangeleverd voor het kandidaatprofiel of cv.
• Werknemers en plaatsingen: gegevens die nodig zijn voor de overeenkomst, inzet, urenregistratie, goedkeuringen, handtekeningen, loonafspraken en facturatie. Identiteits- en andere wettelijk vereiste personeelsgegevens verwerken we alleen voor zover dat voor het dienstverband en onze verplichtingen nodig is.
• Opdrachtgevers en contactpersonen: naam, functie, bedrijfsnaam, zakelijk adres, e-mailadres, telefoonnummer, aanspreekvorm en vastgelegde correspondentie. Hiermee behandelen we aanvragen, presenteren we kandidaten en onderhouden we de zakelijke relatie.
• Communicatie: afspraken, verzonden berichten, ontvangen reacties, feedback, afmeldingen en technische afleverstatussen. Hiermee behandelen we uw verzoek en volgen we lopende gesprekken op.
• Gebruik en beveiliging: account- en sessiegegevens en technische gegevens, zoals tijdstippen, IP-adressen en foutmeldingen voor zover deze door de applicatie of hosting worden geregistreerd. Hiermee bieden en beveiligen we de dienst en onderzoeken we storingen.

Het niet verstrekken van noodzakelijke gegevens kan betekenen dat we een verzoek, sollicitatie, overeenkomst of wettelijke administratieve verplichting niet kunnen afhandelen. Niet alle velden zijn in iedere situatie nodig.

3. Op welke grond gebruiken we gegevens?

We gebruiken gegevens wanneer dit nodig is om op uw verzoek stappen te zetten vóór een overeenkomst of om een overeenkomst met u uit te voeren. Voor onder meer personeels- en financiële administratie kunnen wettelijke verplichtingen gelden.

Voor noodzakelijk relatiebeheer, passende zakelijke communicatie en beveiliging kunnen we een gerechtvaardigd belang hebben. Daarbij wegen we onze belangen af tegen uw privacy en redelijke verwachtingen. Waar toestemming vereist is, vragen we die vooraf. U kunt die toestemming intrekken; dit verandert niet de rechtmatigheid van het eerdere gebruik. Een geïmporteerd e-mailadres of een ingestelde mailingvoorkeur is op zichzelf geen bewijs van toestemming.

4. WhatsApp binnen TwinMatch Connect

Wanneer u via ons zakelijke WhatsApp-nummer 085-0645636 met ons communiceert, gebruiken we uw telefoonnummer, eventuele WhatsApp-profielnaam, berichtinhoud, tijdstippen en bericht- en aflevergegevens. Hiermee beantwoorden we vragen en behandelen we afspraken en recruitment- of arbeidsgerelateerde zaken.

Als de WhatsApp Business Platform-koppeling actief is, loopt de uitwisseling via Meta/WhatsApp en kunnen bevoegde medewerkers het gesprek in TwinMatch Connect behandelen. De applicatie kan een gesprek via het telefoonnummer aan een kandidaat koppelen. Een koppeling wordt niet gebruikt om gesprekken openbaar te maken.

Meta/WhatsApp verwerkt ook gegevens voor de eigen dienstverlening volgens de privacyverklaring van WhatsApp. Deel via WhatsApp alleen informatie die nodig is voor het gesprek. Verstuur bijvoorbeeld geen identiteitsbewijs, BSN of medische gegevens zonder dat hiervoor een noodzakelijke en passende werkwijze is afgesproken.

Wilt u geen WhatsApp-berichten meer ontvangen? Geef dit aan in het gesprek of neem per e-mail contact op. Voor noodzakelijke correspondentie zoeken we dan een passend ander kanaal.

5. AI-ondersteuning en cv-analyse

Een bevoegde medewerker kan TwinMatch AI gebruiken voor bijvoorbeeld een profielschets, conceptmail of gespreksvoorbereiding. Bij gebruik worden de ingevoerde tekst en geselecteerde dossiergegevens naar de OpenAI API gestuurd. Als de medewerker een oorspronkelijk cv selecteert en de verzending bevestigt, kan ook dat bestand worden meegestuurd. Zo’n cv kan meer persoonsgegevens bevatten dan de afzonderlijk geselecteerde dossiervelden.

De medewerker kiest de brongegevens en moet de uitkomst controleren op juistheid en relevantie. Deze assistentfunctie verstuurt zelf geen voorstellen of WhatsApp-berichten en neemt geen zelfstandig besluit over uw aanname of plaatsing. Voor het verwerken van een privacyverzoek hoeft u deze AI-functie niet te gebruiken.

De omgang met gegevens door de AI-dienst is ook beschreven in de privacyverklaring van OpenAI. Wilt u weten of uw gegevens voor AI-ondersteuning zijn gebruikt, of daar bezwaar tegen maken? Neem dan contact met ons op.

6. E-mail, metingen en afmelden

Voor e-mailbezorging kan TwinMatch Connect Resend gebruiken. Daarbij worden het e-mailadres, de inhoud van het bericht, eventuele bijlagen en aflevergegevens verwerkt. Als open- en klikmetingen voor een mailing zijn ingeschakeld, kunnen een laadverzoek van een meetafbeelding en bezoeken aan gemeten links worden geregistreerd en aan het bericht gekoppeld. Dit geeft geen zekerheid dat een persoon de mail werkelijk heeft gelezen.

Reacties via een feedbacklink worden bij het betreffende voorstel of dossier vastgelegd. Gebruik de afmeldlink in een mailing of mail ons wanneer u geen commerciële berichten meer wilt ontvangen. We kunnen het minimale benodigde gegeven over uw afmelding bewaren om te voorkomen dat u opnieuw wordt aangeschreven.

7. Met wie delen we gegevens?

Bevoegde medewerkers gebruiken gegevens voor hun werkzaamheden. We kunnen relevante kandidaat- en plaatsingsgegevens delen met de betrokken opdrachtgever, en noodzakelijke administratieve gegevens met bijvoorbeeld salarisverwerking, accountant of bevoegde instanties. We delen geen volledig dossier als een beperkte selectie volstaat.

Daarnaast zijn technische dienstverleners betrokken, waaronder STRATO voor hosting, Resend voor e-mail en, bij gebruik van de betreffende functies, Meta/WhatsApp en OpenAI. Dienstverleners kunnen buiten de Europese Economische Ruimte gegevens verwerken. Bij internationale doorgifte moet een toepasselijke waarborg gelden, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. U kunt ons vragen welke ontvangers en waarborgen in uw situatie van toepassing zijn.

8. Hoe lang bewaren we gegevens?

De bewaartermijn hangt af van het doel, het lopende traject en eventuele wettelijke verplichtingen. Een kandidaatdossier is nodig zolang een bemiddelings- of plaatsingstraject loopt; langer bewaren voor toekomstige bemiddeling vereist een passende grondslag en een daarbij afgesproken termijn. Personeels-, contract- en financiële gegevens kunnen langer nodig zijn vanwege wettelijke administratieplichten of een lopend geschil.

Berichten en bijlagen bewaren we voor zover ze nodig zijn voor het contact, dossier of de overeenkomst. Voor beveiligingsgegevens beoordelen we de noodzaak voor beveiliging en storingsonderzoek. Back-ups kunnen gegevens nog tijdelijk bevatten nadat ze uit het actieve dossier zijn verwijderd. Een verwijderingsverzoek wordt daarom per gegevenscategorie beoordeeld en waar nodig ook bij betrokken dienstverleners opgevolgd.

De concrete termijn of het criterium voor uw dossier kunt u bij ons opvragen. Deze pagina stelt geen automatische verwijdering van bestaande dossiers in.

9. Beveiliging en lokale opslag

De applicatie beperkt toegang tot dossiers via accounts en toegangscontroles. We beoordelen daarnaast technische en organisatorische maatregelen om verlies en ongeoorloofde toegang tegen te gaan. Geen enkele online dienst kan volledige veiligheid garanderen.

Voor inloggen en het onthouden van onderdelen van uw scherm gebruikt de applicatie noodzakelijke sessiecookies en lokale browseropslag. Deze openbare privacypagina plaatst zelf geen cookies, gebruikt geen meetpixels en laadt geen externe lettertypen of scripts.

10. Uw rechten en gegevens laten verwijderen

U kunt ons vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van uw persoonsgegevens en, waar van toepassing, om overdracht van uw gegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Bezwaar tegen direct marketing hoeft u niet te motiveren. Toestemming kunt u altijd intrekken.

Stuur uw verzoek naar bulent.akkas@twinmatch.nl met als onderwerp ‘Privacyverzoek TwinMatch Connect’. Vermeld hoe wij u kennen en of het verzoek ook uw WhatsApp-gesprek, cv, AI-verwerking of mailinggegevens betreft. Stuur niet direct een kopie van uw identiteitsbewijs mee.

We controleren zo nodig op een passende manier of het verzoek van u afkomstig is. We reageren in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek of meerdere verzoeken kan verlenging nodig zijn; daarover informeren we u. Verwijdering is niet altijd mogelijk, bijvoorbeeld wanneer een wettelijke bewaarplicht geldt. We leggen dan uit welke gegevens we nog moeten bewaren en waarom.

Bent u niet tevreden over de behandeling van uw gegevens? Neem contact met ons op. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Bij wijzigingen in de verwerking passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat de versiedatum. Bij een wezenlijke wijziging informeren we betrokkenen op een passende manier.